Etapy wdrożenia systemu ERP
Poznaj bliżej jak wyglądają etapy wdrożenia systemu ERP. Czy warto przeprowadzać analizę przedwdrożeniową, kiedy przeprowadzić migrację danych oraz dowiedz się o najczęściej zadawanych pytań.
System ERP
Wybór odpowiedniego systemu ERP jest nie lada wyzwaniem. Kolejną próbą, która stoi przed przedsiębiorstwem jest jej wdrożenie i prawidłowa implementacja. Wymaga to wszystko odpowiedniego wsparcia doświadczonych konsultantów, dużych zasobów czasowych oraz szkolenia pracowników. Nie warto jednak zrażać się, gdy występują ewentualne niedogodności i trudności - jak wiadomo początki bywają trudne. Jednak z czasem, system ERP może stać się najlepszą inwestycją dla firmy - zaoszczędzenie czasu, automatyzacja procesów, usprawnione bezpieczeństwo danych, szybki przepływ danych i nie tylko...
Zaoszczędzenie czasu
Zaoszczędź czas i popraw efektywność i wydajność przedsiębiorstwa za pomocą dopasowanego do Twoich potrzeb systemu ERP.
Automatyzacja procesów
Zautomatyzuj wszystkie procesy zachodzące w przedsiębiorstwie. Dostosuj wybrane przez siebie poszczególne działy, które wymagają unowocześnienia.
Bezpieczeństwo danych
Dzięki rozwiązaniu chmurowemu twoje dane są wyjątkowo zabezpieczone, a Ty masz do nich dostęp z dowolnego miejsca na ziemi.
Dlaczego warto wybrać system ERP
Poznaj bliżej SAP Business ByDesign
Etapy wdrażania systemu ERP
1. Określenie celów i wyzwań
Jest najważniejszą kwestią przy wyborze systemu ERP. Bez diagnozy nie ma możliwości odpowiedniego dopasowania systemu do zarządzania firmą.
Warto określić zakres wdrożenia ERP, aby zdefiniować cele i wyzywania, które stoją przed daną firmą. Pozwoli to sprawniej zarządzać przedsiębiorstwem, uniknąć niepotrzebnych kosztów oraz zmaksymalizować osiągnięcie określonych korzyści biznesowych. Jest to zadanie, które głównie stoi przed zarządem firmy i kierownikiem projektu. Warto zrobić to przemyślanie i głównie skupić sie na obszarów, które przyniosą nam najwiecej zysku - tego realnego i tego "wewnętrznego" w przedsiębiorstwie, który jest często niezauważalny - poprawienie komunikacji między poszczególnymi działami, usprawnienie kontaktu z dostawcami czy poprawienie obsługi klienta. Dzięki temu, Twój system będzie "szyty na miarę". Więcej o tym dowiesz się tutaj.
2. Dokładna analiza
Jej celem jest właściwe przygotowanie firmy pod wdrożenie systemu ERP. Wiąże się to z przygotowaniem całego procesu i właściwym zaplanowaniem wszelkich prac i czynności, które powinny mieć miejsce podczas wdrażania.
W trakcie tego procesu poddawana jest pod weryfikację infrastruktura systemowa i cyfrowa (Warto wiedzieć, że infrastrukturę może dostarczać dostawca systemu ERP - w przypadku rozwiązania w chmurze lub zadbać o to musi przedsiębiorca - taka sytuacja jest w przypadku systemu ERP on-premise, więcej o tym dowiesz się tutaj). Na tym etapie istotne jest również porównywanie funkcji, które są ważniejsze, obszarów na jakich warto się skupić. Jest to etap, na którym warto rozważyć różne rozwiązania ERP również ze względu na koszty i obliczenie spodziewanych kosztów. Warto jednak zaznaczyć, że wybranie systemu ERP to inwestycja w przedsiębiorstwo i w jego rozwój.
3. Projekt systemu ERP
W tej części zajmiemy się projektem systemu ERP. Istotne jest zaplanowanie działań na podstawie przeprowadzonej wcześniej analizy. Dzięki temu dostawca systemu będzie mógł opracować szczegółowy plan wdrożenia danych funkcji i pomyśleć o ewentualnych udogodnień, aby usprawnić i zautomatyzować procesy zachodzące w przedsiębiorstwie. Jest to również czas na customizacje - czyli tworzenie szczególnych rozwiązań, które sprawią, że system będzie odpowiadał rzeczywistym potrzebom i wymaganiom firmy. Warto dopytać swojego dostawcę systemu ERP czy oferuje możliwość tworzenia rozszerzeń. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o naszych rozszerzeniach zajrzyj tutaj oraz tutaj. Kolejnym etapem jest wdrożenie i wybranie odpowiedniego sposobu wdrażanego systemu ERP.
4. Wdrożenie - implementacja systemu
Podczas wdrożenia nie można zapomnieć o ważnej kwestii a mianowicie wyboru sposóbu wdrażanego systemu ERP. Do wyboru mamy:
- Metodykę zwinną tzw. Agile. Jest to elastyczne podejście, które zakłada stworzenie projektu działania systemu ERP, ich obszarów, ale tylko w sposób ogólny. Oznacza to, że plan jest nieszczegółowy i na podstawie tego zaczyna się wprowadzać pierwsze produkty, funkcjalności. Celem takiego rozwiązanie jest ciągła obserwacja, reakcja na zmiany, niespodziewane sytuacje i problemy i reagowanie na nie w sposób bieżący. Metodyka zwinna jest bardzo elastyczna i częściej stosowana ponieważ wymaga tego dynamika zmieniającego się rynku.
- Metodyka klasyczna tzw. Canban, w której to opracowuje się szczegółowo plan wdrożenia i na podstawie tego odrazu wdraża się wszystkie funkcjonalności systemu ERP. Jest rzadziej stosowane z uwagi na brak możliwości elastycznego reagowania na zapotrzebowanie przedsiębiorstwa.
5. Dostosowanie i budowa
Na tym etapie przeprowadzone są szkolenia dla pracowników z obsługi systemu ERP, aby mogli pracować jak najbardziej efektywnie. Jeśli podczas projektu systemu ERP nie zostały wprowadzone customizacje, teraz jest dobry moment. Celem jest budowa dopasowanego do potrzeb systemu. W tej fazie ważne jest przetestowanie wszystkich składników, obszarów systemu, które zostały zdefiniowane na etapie 3 i dobranie ich w taki sposób, aby spełniały oczekiwania. Tworzone są integracje oraz integracje. Efektem ostatecznym tej fazy powinien być skonfigurowany system oraz przeprowadzenie kompletnej migracji danych. Elementem, który kończy etap dostosowania są testy akceptacyjne, które są przeprowadzone z użytkownikami kluczowymi zespołu wdrożeniowego Klienta.
6. Opieka powdrożeniowa
Etapem, którego nie możemy pominąć jest wsparcie powdrożeniowe. Wiele osób myśli, że wraz z etapem dostosowania systemu i finalizacji projektu prace nad systemem ERP się kończą. Nie można zapomnieć o wsparciu powdrożeniowym, które jest szczególnie istotne, aby reagować na ewentualne niedogodności, zmieniające się zapotrzebowanie i rynek. Nie każdy dostawca oferuję taką możliwość, więc warto dopytać się o tą kwestię swojego dostawcy ERP.
W trakcie opieki powdrożeniowej konsultanci zajmują się zamykaniem okresów obrachunkowych oraz generowaniu obowiązkowych dokumentów i raportów. Istotna jest też ciągła optymalizacja systemu, wprowadzanie aktualizacji i nowych funkcjonalności.
Często zadawane pytania
Jeśli masz więcej pytań odnośnie systemu ERP - skontaktuj się z nami!
Jest to nieprawda. Czas wdrożenia i implementacji, pracy nad całym systemem trwa zdecydowanie dłużej i jest to proces ,,ciągły". Istotne jest tutaj wsparcie powdrożeniowe, bieżące reagowanie na potrzeby i ewentualne niedogodności. Użytkownicy systemu ERP, często po dłuższym czasie, dzięki zdobytemu doświadczeniu, zauważają nowe potrzeby i udogodnienia, które pomógłby zautomatyzować procesy zachodzące w przedsiębiorstwie.
Kwestia customizacji zależy de facto od dostawy. Wielu dostawców wykonuje dostosowane do potrzeb customizacje, rozszerzenia do danego systemu a wielu nie. Nasi eksperci stworzyli dwa rozszerzenia - ,,Baza przedsiębiorców" oraz ,,Kursy wymiany walut" . Możliwe są również dodatkowe customizacje na życzenia klienta - wszystko po to, aby system był "szyty na miarę".
Wszystko zależy od wybranego rozwiązania ERP. Czy jest to system chmurowy czy on-premise. Jeśli chodzi system chmurowy - wszystkim zajmują się konsultanci i dostawca systemu, nie musisz martwić się o całe wsparcie techniczne. Inaczej jest w przypadku rozwiązania lokalnego (on-premise) - w tym przypadku, za wszystko odpowiada przedsiębiorca. Więcej o plusach i minusach obu tych rozwiązań dowiesz się tutaj.
Nie zapomnij zajrzeć do naszych poprzednich postów – SAP Business ByDesign – co nowego w 2023 r?, system ERP w chmurze a on-premise, system ERP dla małych i średnich przedsiębiorstw, wybierz odpowiedniego dostawcę systemu ERP oraz wybierze dobrze system do zarządzania przedsiębiorstwem.
Sprawdź też naszego Linkedina, YouTuba oraz Facebooka.
Bądź już zawsze na bieżąco z nowinkami z branży!