Problemy podczas wdrażania systemu ERP
Poznaj rozwiązania najczęstszych problemów
Poznaj przeważające problemy, niepowodzenia z jakimi borykają się firmy podczas wdrażania systemu ERP i rozwiązania, w jaki sposób warto postępować, aby ich uniknąć. Czy któryś z nich dotyczy Twojej firmy?
Więcej o systemie ERP
Po co właściwie ten system ERP?
- Usprawnienie funkcjonowania firmy - w tym ułatwienie planowania, organizację i zaoszczędzenie czasu oraz kosztów.
- Kontrola nad procesami zachodzącymi w przedsiębiorstwie - monitorowanie, przydzielanie zadań pracownikom, uporządkowanie danych
- Osiągnięcie realnych korzyści - które powodują zwrot z inwestycji polegających m.in na zwiększeniu sprzedaży,
Usprawnij wdrożenie systemu ERP
Problemy podczas wdrażania systemu ERP
1. Zmiana systemu dla użytkowników i niewystarczające zaangażowanie personelu w projekt
Jest to często jedna z ważniejszych kwestii, która zawodzi podczas wdrożenia systemu ERP. Trzeba tutaj mieć na uwadze, że za sukcesem systemu ERP stoją jego użytkownicy - i bez nich oraz bez odpowiedniej znajomości procesów zachodzących w systemie - sukces nie jest możliwy. W tym przypadku potrzebny jest czas, szkolenia (jak najbardziej nastawione na praktyczne zagadnienia) i wyrozumiałość dla pracowników, że jest to nowe doświadczenie, które wymaga odpowiedniego nakładu czasowego i wiedzy do sprawnego korzystania z systemu ERP. Stąd też nieocenione jest zaangażowanie pracowników w projekcie wdrożenia systemu ERP. Wraz z wdrożeniem systemu ERP może rodzić się wiele niepewności, dlatego ważne jest reagowanie na potrzeby personelu, uwzględnienia ich opinii i pomoc. Nowe doświadczenie wywołuje często niepewność i niechęć do zmian, jednak warto przedstawić realne rozwiązanie i pokazanie jak automatyzacja może spowodować przyspieszenie pracy i usprawnienie najtrudniejszych zadań.
2. Niewystarczająca ilość czasu
Wdrożenie systemu ERP wymaga odpowiedniego nakładu czasowego z obu stron - zarówno ze strony dostawcy jak i użytkowników. Dlatego tak ciężko określić czas wdrożenia systemu ERP - dużo zależy od dostępności i czasu obu stron. Jednak warto nadmienić, że musi być to zaplanowany proces, który zakłada szczegółową implementację poszczególnych modułów i ewentualne customizacje, dopasowanie w wyniku czego możliwość skrócenia czasu wdrożenia jest bardzo ograniczona. "Szybkie wdrożenie" może spowodować dużą ilość błędów, niepowodzeń i de facto wydłużenie czasu całego procesu implementacji. W międzyczasie warto pamiętać o szkoleniach dla pracowników.
3. Niewykorzystywanie możliwości systemu
Przed wdrożeniem systemu warto poznać wszelkie jego dogodności i szczegóły aby jak najbardziej system ERP odpowiadał zapotrzebowaniu firmy. Często nie zdajemy sobie z tego jak wiele dodatkowych funkcji, które usprawniają pracę dany system może posiadać - przykładowo SAP Business ByDesign umożliwia połączenie systemu z Outlookiem (co usprawnia wysyłanie maili czy tworzenie kampanii mailingowych) czy z Excelem (dzięki temu możemy na bieżąco, w czasie rzeczywistym śledzić dane).
Dodatkowo warto dopytać o kwestię customizacji - czyli dopasowań tworzonych przez dostawcę systemu ERP na życzenie, potrzebę klienta. Często są one kropką nad "i" w budowaniu systemu. Ważnym aspektem jest też fakt czy system ERP oparty na rozwiązaniu chmurowym czy lokalnym. Jeśli oprogramowanie opiera się na chmurze - nie musisz się martwić o kwestie techniczne i cała infrastrukturę systemową. Więcej o zaletach i wadach obu tych rozwiązań przeczytasz tutaj.
4. Niewystarczające uwzględnienie procesów
Nieprecyzyjne zdefiniowanie celów wdrożenia i procesów zachodzących w przedsiębiorstwie może być kolejnym istotnym problemem podczas wdrożenia systemu ERP. Efektem tego będzie niezadowalająca funkcjonalność i brak oczekiwanych rezultatów. Często powodem jest niedopasowaniem funkcjonalności ERP do realnych potrzeb użytkowników. Warto zwrócić tutaj na dwie możliwości tzn:
- Funkcje systemu ERP nie spełniają oczekiwań pracowników (tzn. system jest przestarzały, brak aktualizacji, brak reakcji na zapotrzebowanie na rynku)
- Brak rozwiązań niezbędnych do wykonywania podstawowych obowiązków przez pracowników
Dlatego tak ważna jest właściwa analiza przedwdrożeniowa i wszystkie jej etapy oraz poznanie systemu "od środka" jak wygląda w rzeczywistości.
5. Zmiany wewnątrz firmy - ustal priorytety
Często wraz z wdrożeniem systemu ERP mamy do czynienia ze zmianą modelu biznesowego i praktykach stosowanych codziennie. Zmiany są ciężkie i wymagają czasu, aby "przestawić się" na nowe rozwiązania, co może być szczególnie trudne na początku. Dlatego też warto ustalić priorytety - które procesy są najważniejsze, w jaki sposób mają przebiegają, czy trzeba je w jakiś sposób ulepszyć – co powinniśmy wdrożyć w pierwszej kolejności, a które moduły odłożyć na później. Brak priorytetów może spowodować problemy techniczne - najbardziej potrzebne funkcje nie działają, bo mają zostać wdrożone później.
System ERP może jednak wnieść powiew świeżości w firmie i być idealnym rozwiązaniem na problemy przedsiębiorstwa - duża ilość danych, sterta papieru, utrudniona komunikacja między działami. System ERP jest inwestycją, która pozwoli uniknąć wszystkie te problemy, zautomatyzować zadania i szybciej, sprawniej zarządzać przedsiębiorstwem z dowolnego miejsca na ziemi.
Rozwiń z nami swój biznes!
Wyprzedź konkurencję i przejdź na chmurowy system ERP
dla małych i średnich przedsiębiorstw już dziś!
Nie zapomnij zajrzeć do naszych poprzednich wpisów –
5 najważniejszych zalet systemu ERP w firmach produkcyjnych, wybierz odpowiedniego dostawcę systemu ERP, kiedy wprowadzić oprogramowanie do zarządzania firmą oraz wybierz dobrze system ERP. Sprawdź też naszego Linkedina, YouTuba oraz Facebooka!
Bądź już zawsze na bieżąco z nowinkami z branży!